05/19/2017 14:13
Những "bí kíp" giúp ai nói chuyện điện thoại với bạn cũng thấy thích

Những "bí kíp" giúp ai nói chuyện điện thoại với bạn cũng thấy thích

Quyn Quyn - Theo thethaovanhoa.vn

Ngày nay, kĩ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.

Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóa chung. Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kĩ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.

bestie van hoa dien thoai 1

Khi bạn là người gọi

- Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp.

- Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi.

bestie van hoa dien thoai 2

- Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc và đề nghị được gặp người cần gặp.

- Trao đổi nội dung ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

- Kết thúc trao đổi, phải có lời cám ơn, lời chào.

Khi bạn là người nhận điện thoại

Khi bạn là người nhận điện thoại, nhất là trong kinh doanh, bạn thường tiếp xúc với khách hàng mới bằng điện thoại và người ta sẽ đánh giá bạn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên này, vậy bạn cần phải biết cách giao tiếp qua điện thoại một cách khéo léo. Bạn sẽ dễ gây ấn tượng xấu nếu bạn tiếp chuyện điện thoại một cách không ý nhị và chuyên nghiệp.

bestie van hoa dien thoai 3

- Trả lời không quá 3 tiếng chuông.

- Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình.

- Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trao đổi, trả lời rõ ràng, cụ thể từng nội dung theo yêu cầu người gọi. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

- Trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người, địa chỉ cần gặp.

- Có lời cám ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại và đặt máy nhẹ nhàng.

bestie van hoa dien thoai 4

Một số lưu ý khi sử dụng điện thoại

  • Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn: Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống.
bestie van hoa dien thoai 5
  • Giọng nói chân thành: Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
  • Không ra lệnh: Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.
  • Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo: Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
bestie van hoa dien thoai 6
  • Kiềm chế cảm xúc: Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
  • Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện: Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần thiết.
bestie van hoa dien thoai 7
  • Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại: Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa.
  • Ngắt lời đúng lúc: Việc ngắt lời người khác khi đang nói chuyện là vô cùng mất lịch sự. Vì thế nếu có việc quan trọng bạn nên xin phép trước khi ngắt lời người khác nhé!

Nên và không nên gọi vào những thời điểm sau

bestie van hoa dien thoai 8

- Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.

- Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.

- Không nên gọi điện thoại vào giờ có phim hay, có đá bóng hay.

- Buổi sáng nên gọi điện từ 9h00 đến 10h30.

- Buổi trưa chiều từ 15h00 đến 16h30.

Giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng và những kĩ năng mềm này thực sự cần thiết đầu tiên để giúp bạn đạt đến một thành công nhất định nào đó trong cuộc sống, sự nghiệp. Hãy trau dồi kĩ năng giao tiếp qua điện thoại để xây dựng mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn nhé!

Video có thể bạn quan tâm
Scroll to top
X Ðóng